3 tips om meer uit je e-mail te halen

xel support
E-mail Webmail

Sinds de jaren 90 is e-mail een van onze meest belangrijke communicatiemiddelen. Vooral op zakelijk vlak geven wij de voorkeur aan e-mail. Sinds het gebruik van smartphones is het e-mail gebruik juist toegenomen. Verrassend? Dankzij webmail kunnen we makkelijk onze inbox checken, in het OV of in de rij voor de kassa. Of je nu fan bent van e-mail of niet, zelfs in dit tijdperk van AI en videobellen blijft het een onmisbaar communicatiemiddel dat we niet moeten onderschatten.

Haal het maximale uit je webmail. Met een paar simpele aanpassingen kun je jouw e-mailervaring verbeteren en nog efficiënter werken. Hier zijn drie essentiële tips om je op weg te helpen:

1. Stel een persoonlijke handtekening in voor professionele communicatie

Een handtekening toont dat je aandacht hebt voor details en zorgt voor een consistente en professionele uitstraling. Het biedt de ontvanger snelle toegang tot belangrijke informatie zoals je telefoonnummer, website of andere contactgegevens. Voor bedrijven is een e-mailhandtekening ook een goede manier om het merk of de huisstijl te versterken.

Hoe stel je een goede handtekening in?

  • Zorg ervoor dat je handtekening de noodzakelijke informatie bevat (zoals naam, functie, bedrijf, en contactgegevens) zonder overbodige details.
  • Vermijd te veel afbeeldingen. Sommige e-mailprogramma’s blokkeren afbeeldingen, waardoor je handtekening er rommelig uit kan zien.
  • Pas de opmaak aan je huisstijl aan. Gebruik dezelfde kleuren en lettertypen als je bedrijf, indien van toepassing.

2. Houd je mail overzichtelijk door mappen aan te maken

Een overzichtelijke inbox helpt je om productiever te zijn en voorkomt dat belangrijke e-mails verloren gaan in de chaos. Met een goed georganiseerde mailbox kun je eenvoudig terugvinden wat je nodig hebt en deadlines halen zonder dat je tijd verspilt aan het zoeken naar e-mails.

 

Hoe kun je je mailbox organiseren?

  • Gebruik mappen en labels: Maak mappen of labels voor specifieke projecten, klanten, of onderwerpen. Dit helpt je om snel toegang te krijgen tot relevante e-mails. Categoriseer op basis van prioriteit. Maak bijvoorbeeld mappen aan zoals “Urgent”, “Te doen”, “Wachten op antwoord”, enzovoorts. Als je met grote projecten werkt, kun je hoofd- en submappen maken om de informatie nog verder te structureren.
  • Automatiseer: Veel e-mailprogramma’s, zoals Gmail of Outlook, bieden mogelijkheden om automatisch e-mails te filteren naar de juiste map op basis van regels die je zelf instelt.
  • Archiveer of verwijder wat niet nodig is: Houd je inbox schoon door irrelevante of afgehandelde e-mails te verwijderen of archiveren.

Wist je dat…

…het verwijderen van je oude mails en foto’s uit de cloud beter voor het klimaat kan zijn dan een dag geen vlees eten? Dat blijkt uit onderzoek van de TU Eindhoven. Datacenters waar jouw bestanden zijn opgeslagen, blijven energie verbruiken, zelfs als je computer uitstaat. Dus verwijder die oude notulen uit 2020 of nieuwsbrieven van jaren geleden!

3.  E-mail ontvangen en versturen via Gmail, Outlook, Hotmail etc.

Na het instellen van jouw e-mail kan je mailtjes ontvangen en verzenden via webmail.xel.nl.

Veel mensen prefereren om hun mailtjes te ontvangen en verzenden via het e-mailprogramma die zij ook privé gebruiken, zoals Gmail, Outlook of Hotmail.

Om dit voor elkaar te krijgen kan je een van de onderstaande handleidingen gebruiken.

Ook interessant: